Så fungerar datadriven rekrytering

Idag är det många som pratar om vikten av data och att mäta rekrytering. Men i praktiken är det väldigt få som behärskar området. Varför ska man ska mäta? Vad bör man mäta? Och vilka är de vanligaste misstagen?

Varför ska man mäta?
Enligt mig finns det tre skäl till att mäta rekrytering,

1. Få kontroll över verksamheten och skapa förutsättningar för att bli snabbrörlig och innovativ
Mäter du ordentligt får du kontroll över hur det går för din verksamhet. Stora mått som antalet tillsättningar och löpande kostnader ger sällan en bra uppfattning om hur effektivt ni arbetar. Denna typ av siffror får man dessutom oftast i efterhand, när det redan är för sent. Om du istället mäter kontinuerligt och försöker utvärdera de små skillnaderna varje vecka, kanske till och med varje dag, kan du löpande testa och justera. Detta är särskilt viktigt när det gäller innovationer och små förbättringar.

Min erfarenhet efter snart 20 år som entreprenör i tech- och rekryteringsbranschen är att det är ytterst få innovationer som gör dramatisk skillnad direkt. Tvärtom så är de flesta förbättringar små. Ett nytt budskap i ett nytt format kanske fungerar två eller tre procent bättre. Det är så pass lite att du knappast märker det. Men två-tre procent gör mycket stor skillnad över ett år. Handlar det om tre eller fyra olika små förbättringar på ett par procent vardera så blir skillnaden på längre sikt miljonbelopp för många verksamheter.

2. Skapa förutsättningar för att göra realistiska prognoser och planer – för att motivera investeringar.
Tänk dig följande scenario: Din nya vd tar dig åt sidan och säger ”Vi behöver bli 50 utvecklare till under nästa år. Kommer vi lyckas med det? Är det möjligt? Vad kommer det att kosta?”

Vad svarar du?

Vi lever i en osäker värld där allt kan hända. För att vara förberedda, redo och snabbfotade behöver vi göra prognoser och planer för framtiden. Har du bra nyckeltal och koll på vad du får ut av din organisation, har du också mycket bättre förutsättningar att blicka framåt. Tack vare de nyckeltalen kan du svara på din vd:s frågor.

Du kommer nästan alltid ha fel i dina prognoser. Men bra prognoser, byggda på relevanta nyckeltal, ökar dina förutsättningar att hamna ungefär rätt och förstå varför du inte hamnade där du trodde.

Har du bra koll på dina prognoser så kan du till och med svara att ”Det är klart vi fixar det men då behöver vi få mer resurser och det kommer att kosta ungefär 2 658 346 SEK”.

Kan du med en kvalificerad prognos påvisa vad ytterligare resurser ger verksamheten är det mycket lättare att motivera en satsning i ett lednings- eller styrelserum.

3. Nyckeltal och mätetal är ett bra ledarskapsverktyg
När vi på Ants inledde arbetet med att mäta och följa upp våra in

satser mer mötte jag först ett motstånd. Det kunde vara invändningar av karaktären “Litar du inte på att jag gör ett bra jobb? Måste du kontrollera allt jag gör?” Det tror jag många kan känna igen sig i.

Men min erfarenhet är att en struktur där du kan följa upp utfall och titta på nyckeltalen för vad en medarbetare åstadkommit, inte skapar en mer kontrollerande miljö. Snarare ger den förutsättningar för större frihet. Den skapar ett underlag för att att tillsammans diskutera vad som kan förbättras.

Till exempel:
”Jag förväntar mig att vi når en intressefrekvens på runt 30 procent. Om du märker att vi inte är på väg dit så kan vi prata om det tidigt. Vad tror du vi kan göra åt konverteringsgraden på det tekniska caset? Lisa har lyckats väldigt bra med sitt Python-case – du kanske kan prata med henne?”

Mätning och nyckeltal handlar inte huvudsakligen om kontroll utan om att tillsammans reflektera och diskutera vad som funkar och vad som behöver förbättras. Du ska vara mycket försiktig med att använda data som absoluta sanningar. Se det istället som ett verktyg och diskussionsunderlag.

Vad ska man mäta?
Det finns naturligtvis en oändlig mängd data att mäta. Men det kostar att mäta, så börja med det som är enkelt att få till.

Alla mätetal kan även delas med det antal rekryteringar du gör varje år, för att jämföra ditt utfall med branschens. Den enskilda siffran är kanske inte det viktigaste i början, men se till att ha koll på trenden över tid. Blir vi bättre?

Annonsering och trafik
Att mäta annonsering är värt en hel bok bara det och det händer enormt mycket på området, inte minst bland e-handlarna. Men du bör åtminstone ha koll följande i dina kanaler:

• Räckvidd – Hur många personer har faktiskt sett annonsen i sitt flöde?
• Visningar – Hur många gånger har personerna sett annonsen?
• Unika länkklick – Hur många personer har klickat på annonsen?
• Länkklick – Hur många klick på annonsen? Skillnad mot unika länkklick är att en person kan klicka på en annons flera gånger.
• Click-Through-Rate – Hur många procent ser och klickar på annonsen? (Räknas ut på följande sett: Klick/Visningar x 100)
• Frekvens – Hur många gånger ser en person dina annonser?
• Och såklart antal ansökningar.

Search
För varje kanal (Linkedin, Github, mejl, Google med flera) bör du mäta följande nyckeltal separat:

• Antal tagna kontakter
• Antal som svarar (svarsfrekvens)
• Andel svarande som är intresserade (intressefrekvens)
• Antal bokade intervjuer

Rekryteringsprocessen
Själva rekryteringsprocessen bör du dela upp i steg. Sedan bör du mäta antal kandidater och konverteringsgrad för varje steg. Detta betyder bokade intervjuer såväl som genomförda intervjuer för varje steg.

Utöver det kan det vara klokt att definiera varför en kandidat inte gick vidare. Var det för att ni inte ville eller för att hen tappade intresset? Du bör kunna svara på vilken konverteringsgrad ni haft de senaste sex månaderna, för att veta hur många ni behöver ta kontakt med för att få en tillsättning.

Hur många timmar lägger vi på vad?
Bestäm vad ni ska lägga tid på och mät hur mycket tid ni lägger på varje aktivitet. Det behöver inte vara exakt men om alla skriver ner ungefärlig tidsåtgång varje dag så har ni kommit långt. Här nedan har jag definierat vanliga områden som är relevanta för de flesta.

• Sourcing Skriva outreach (inmail med mera), search av kandidater, screening av CV och telefonintervjuer.
• Admin Annonsskrivning, sammanfattningar, kundrelaterade möten och förberedelse inför dessa, inbokning av kandidater, referenstagning.
• Övrig admin Insatser utöver det vanliga arbetet, till exempel employer branding-insatser, kartläggningar och andra sidouppgifter hos kund.
• Projektledning Tid för att leda och fördela arbetet.
• Contentproduktion Tid som sälj och marknad lagt ner på contentproduktion.

Hur stor är vår målgrupp?
Det finns mängder med teorier och verktyg för att ta fram teoretiska målgrupper. Det är ett bra hjälpmedel men ofta är det klokt att även mäta hur stor just din målgrupp är. Hur många med rätt profil för just oss har vi faktiskt hittat det senaste året? För många målgrupper och profiler så är den siffran ganska liten. Inom tech är det absolut inte ovanligt med målgrupper som bara består av ett par hundra personer i hela landet. Att enkelt hitta denna data är såklart ett av syftena med Linti Insights – och att du läser detta betyder att du redan förstått vikten av goda data!

Vad tyckte kandidaterna om rekryteringsprocessen och om oss?
Du bör absolut mäta vad kandidaterna tyckte om din rekryteringsprocess (särskilt de som du inte rekryterat). Ett väldigt bra sätt är att ställa en tiogradig NKI-fråga. Till exempel: ”Hur troligt är det att du skulle rekommendera oss till en kollega eller vän?”

Några vanliga misstag
Avslutningsvis vill jag lyfta fram några misstag som jag själv varit med om och som du vinner mycket på att undvika. Ett vanligt fenomen är att man konstaterar att de de befintliga systemen inte stödjer mätning och att man måste köpa ett nytt system. Det är ofta ett stort projekt som medför stor kostnad och tar resurser i anspråk.

Fall inte i den fällan. Det är mycket bättre att börja på enklast möjliga sätt, i ett Excel-ark eller motsvarande, så nära verksamheten som möjligt. Testa och följ upp och prata om det – då kommer ni att märka vilka nyckeltal som är viktiga för just er verksamhet. När du känner dig trygg kan du börja titta på lämpliga system.

Och dessutom: lika viktigt som att inte i onödan komplicera den interna mätningen, är att inte i onödan komplicera den externa datainsamlingen.

För att du ska få en heltäckande och rättvis bild krävs enorma mängder externa data, insamlad och kurerad på ett korrekt vis. Det är nästan alltid mer kostnadseffektivt att köpa tillgång till denna data, precis som här på Linti Insights, snarare än att själv försöka ge sig på det jättejobb det innebär att samla in relevant extern data.